Proses Komunikasi dalam Organisasi

Definisi Komunikasi

Komunikasi secara umum dapat diartikan sebagai proses penyampaian infromasi dari komunikator kepada komunikan dengan menggunakan media dan cara penyampaian informasi yang dipahami oleh kedua pihak. (Lembaga Administrasi Negara, 2008: 4)

Komunikasi merupakan suatu hal yang sangat mendasar dalam kehidupan manusia. Dan bahkan komunikasi telah menjadi suatu fenomena bagi terbentuknya suatu masyarakat atau komunitas yang terintegrasi oleh informasi, dimana masing-masing individu dalam masyarakat itu sendiri saling berbagi informasi (information sharing)untuk mencapai tujuan bersama. Secara sederhana komunikasi dapat terjadi apabila ada kesamaan antara penyampai pesan dan orang ang menerima pesan. Senada dengan hal ini bahwa komunikasi atau communication berasal dari bahasa Latin “communis”. Communis atau dalam bahasa Inggrisnya “commun”yang artinya sama. Apabila kita berkomunikasi (to communicate), ini berarti bahwa kita berada dalam keadaan berusaha untuk menimbulkan kesamaan. (H. Syaiful Rohim, 2009:8)

            Bermacam-macam definisi komunikasi yang dikemukakan orang untuk memberikan batasan terhadap apa yang dimaksud dengan komunikasi, sesuai dari sudut mana mereka memandangnya. Berikut ini disajikan beberapa dari definisi komunikasi dari beberapa ahli.

1.      Definisi Hovland, Janis dan Kelley

Hovland, Janis dan Kelley yang dikemukakan oleh Forsdale (1981) adalah ahli sosiologi Amerika, mengatakan bahwa komunikasi adalah proses individu mengirim stimulus yang biasanya dalam bentuk verbal untuk mengubah tingkah laku orang lain.

2.      Definisi Forsdale

Menurut Louis Forsdale (1981), komunikasi adalah suatu proses memberikan signal menurut aturan tertentu, sehingga dengan cara ini suatu system dapat didirikan, dipelihara, dan diubah. Pada definisi ini komunikasi juga dipandang sebagai suatu proses.

3.      Definisi Brent D. Ruben

Brent D. Rubben (1988) memberikan definisi mengenai komunikasi yang lebih komprehensif sebagai berikut: Komunikasi manusia adalah suatu proses melalui mana individu dalam hubungannya, dalam kelompok, dalam organisasi dan dalam masyarakat menciptakan, mengirimkan, dan menggunakan informasi untuk mengkoordinasi lingkungannya dan orang lain.

Pada definisi inipun komunikasi juga dapat dikatakan sebagai suatu proses yaitu aktivitas yang mempunyai beberapa tahap yang terpisah satu sama lain tetapi berhubungan

4.      Definisi Willian J. Seiler

           Seiler (1988) memberikan definisi komunikasi yang lebih bersifat universal. Dia mengatakan komunikasi adalah, proses dengan mana simbol verbal dan nonverbal dikirimkan, diterima, dan diberi arti.

Dari keempat definisi yang dikemukakan di atas jelas, bahwa pada hakikatnya komunikasi merupakan suatu proses tetapi proses mengenai apa belumlah ada kesepakatan. Ada yang mengatakan proses pengiriman stimulus, ada yang mengatakan pemberian signal dan ada pula yang mengatakan pengiriman informasi dan simbol tetapi menurut penafsiran penulissemua istilah itu cenderung untuk menyatakan maksud yang sama yaitu pengiriman pesan yang akan diinterpretasikan oleh si penerima pesan. (Arni Muhamad, 1989:2-4)

Jenis dan Proses Komunikasi

Jenis Komunikasi

1. Komunikasi Intrapribadi
Komunikasi intrapribadi (intrapersonal communication) adalahkomunikasi dengan diri sendiri, baik kita sadari atau tidak..

2. Komunikasi Antarpribadi
Komunikasi antarpribadi (interpersonal communication) adalah komunikasi antara orang-orang secara tatap muka, yang memungkinkan respon verbal maupun nonverbal berlangsung secara langsung. Bentuk khusus komunikasi antarpribadi ini adalah komunikasi diadik (dyadic communication) yang hanya melibatkan dua individu,misalnya suami- istri, dua sejawat, guru-murid. Ciri-ciri komunikasi diadik adalah pihak- pihak yang berkomunikasi berada dalam jarakyang dekat; pihak-pihak yang berkomunikasi mengirim dan menerimapesan secara langsung dan simultan.

3. Komunikasi Kelompok (Kecil)
Komunikasi kelompok merujuk pada komunikasi yang dilakukan sekelompok kecil orang (small-group communication). Kelompok sendiri merupakan sekumpulan orang yang mempunyai tujuan bersama, yang berinteraksi satu sama lain untuk mencapai tujuanbersama, saling mengenal satu sama lain, dan memandang mereka sebagai bagian dari kelompok tersebut. Komunikasi antarpribadi berlaku dalam komunikasi kelompok.

4. Komunikasi Publik
Komunikasi publik adalah komunikasi antara seorang pembicara dengan sejumlah orang (khalayak), yang tidak bisa dikenali satu persatu. Komunikasi publik meliputi ceramah, pidato, kuliah, tabligh akbar, dan lain-lain. Ciri-ciri komunikasi publik adalah: berlangsung lebih formal;menuntut  persiapan  pesan  yang  cermat,  menuntut  kemampuanmenghadapi sejumlah besar orang; komunikasi cenderung pasif; terjadi di tempat umum yang dihadiri sejumlah orang; merupakan peristiwayang direncanakan; dan ada orang-orang yang ditunjuk secara khusus melakukan fungsi-fungsi tertentu.

5. Komunikasi Organisasi
Komunikasi organisasi (organizational communication) terjadi dalam suatu organisasi, bersifat formal dan informal, dan berlangsung dalam jaringan  yang  lebih  besar  dari  komunikasi  kelompok.  Komunikasi organisasi juga melibatkan komunikasi diadik, komunikasi antarpribadi, dan komunikasi publik tergantung kebutuhan.

6. Komunikasi Massa
Komunikasi massa (mass communication) adalah komunikasi yang menggunakan  media  massa  cetak  maupun  elektronik  yang dikelola sebuah lembaga atau orang yang dilembagakan yang ditujukan kepada sejumlah besar orang yang tersebar, anonim, dan heterogen. Pesan- pesannya bersifat umum, disampaikan secara serentak, cepat dan selintas.

Proses Komunikasi

Proses komunikasi adalah bagaimana komunikator menyampaikan pesan kepada komunikannya, sehingga dapat menciptakan suatu persamaan makna antara komunikan dengan komunikatornya. Proses komunikasi termasuk juga suatu proses penyampaian informasi dari satu pihak ke pihak lain dimana seseorang atau beberapa orang, kelompok, organisasi dan masyarakat menciptakan dan menggunakan informasi agar terhubung dengan lingkungan dan orang lain.

Proses komunikasi bertujuan untuk menciptakan komunikasi yang efektif (sesuai dengan tujuan komunikasi pada umumnya). Proses komunikasi dapat terjadi apabila ada interaksi antar manusia dan ada penyampaian pesan untuk mewujudkan motif komunikasi. Melalui komunikasi sikap dan perasaan seseorang atau sekelompok orang dapat dipahami oleh pihak lain.

a. Komunikator
Komunikator adalah pihak yang bertindak sebagai pengirim pesan dalam sebuah proses komunikasi.Dengan kata lain, komunikator merupakan seseorang atau sekelompok orang yang berinisiatif untuk menjadi sumber dalam sebuah hubungan.Seorang komunikator tidak hanya berperan dalam menyampaikan pesan kepada penerima, namun juga memberikan respons dan tanggapan, serta menjawab pertanyaan dan masukan yang disampaikan oleh penerima, dan publik yang terkena dampak dari proses komunikasi yang berlangsung, baik secara langsung maupun tidak langsung.

b. Pesan
adalah setiap pemberitahuan, kata, atau komunikasi baik lisan maupun tertulis, yang dikirimkan dari satu orang ke orang lain.Pesan menjadi inti dari setiap proses komunikasi yang terjalin pesan terbagi menjadi dua, yakni pesan verbal dan non-verbal. Pesan verbal adalah jenis pesan yang penyampaiannya menggunakan kata-kata, dan dapat dipahami isinya oleh penerima berdasarkan apa yang didengarnya.Sedangkan, pesan non-verbal adalah jenis pesan yang penyampaiannya tidak menggunakan kata-kata secara langsung, dan dapat dipahami isinya oleh penerima berdasarkan gerak-gerik, tingkah laku, mimik wajah, atau ekspresi muka pengirim pesan.Pada pesan non-verbal mengandalkan indera penglihatan sebagai penangkap stimuli yang timbul.

c. Penerima
adalah pihak yang memperoleh pesan atau stimulus yang dikirmkan oleh sumber. Stimulus yang diterima tersebut dapat terdiri dari beraneka ragam bentuk, seperti kata-kata, tulisan, gerak-gerik, mimik muka, ekspresi wajah, sentuhan, aroma, serta perbuatan atau tingkah laku lawan bicara.Selanjutnya, peran penerima adalah mencerna dan menanggapi stimulus tersebut dengan mendengar, melihat, membau, atau merasakan.

 d. Feedback
Balikan adalah isyarat atau tanggapan yang berisi kesan dari penerima pesan dalam bentuk verbal maupun nonverbal. Tanpa balikan seorang pengirim pesan tidak akan tahu dampak pesannya terhadap sipenerima pesan Hal ini penting bagi manajer atau pengirim pesan untuk mengetahui apakah pesan sudah diterima dengan pemahaman yang benar dan tepat. Balikan dapat disampaikan oleh penerima pesan atau orang lain yang bukan penerima pesan. Balikan yang disampaikan oleh penerima pesan pada umumnya merupakan balikan langsung yang mengandung pemahaman atas pesan tersebut dan sekaligus merupakan apakah pesan itu akan dilaksanakan atau tidak
Balikan yang diberikan oleh orang lain didapat dari pengamatan pemberi balikan terhadap perilaku maupun ucapan penerima pesan. Pemberi balikan menggambarkan perilaku penerima pesan sebagai reaksi dari pesan yang diterimanya. Balikan bermanfaat untuk memberikan informasi, saran yang dapat menjadi bahan pertimbangan dan membantu untuk menumbuhkan kepercayaan serta keterbukaan diantara komunikan, juga balikan dapat memperjelas persepsi

Komunikasi Efektif

            Berkomunikasi efektif berarti bahwa komunikator dan komunikan sama-sama memiliki pengertian yang sama tentang suatu pesan. Oleh karena itu, dalam bahasa asing orang menyebutnya “the communication is in tune” ,yaitu kedua belah pihak yang berkomunikasi sama-sama mengerti apa pesan yang disampaikan

Menurut Jalaluddin dalam bukunya Psikologi Komunikasi menyebutkan, komunikasi yang efektif ditandai dengan adanya pengertian, dapat menimbulkan kesenangan, mempengaruhi sikap, meningkatkan hubungan sosial yang baik, dan pada akhirnya menimbulkan suatu tindakan.

Syarat-syarat untuk berkomunikasi secara efektif adalah antara lain :

• Menciptakan suasana yang menguntungkan.

• Menggunakan bahasa yang mudah ditangkap dan dimengerti.

• pesan yang disampaikan dapat menggugah perhatian atau minat di pihak komunikan.

• Pesan dapat menggugah kepentingan dipihak komunikan yang dapat menguntungkannya.

• Pesan dapat menumbuhkan sesuatu penghargaan atau reward di pihk komunikan

Implikasi Manajerial

Implikasi manajerial adalah bagaimana meningkatkan produktifitas dengan cara meningkatkan kapasitas, kualitas, efisiensi dan efektivitas dari sumber daya yang ada. apa implikasi manajerial yang muncul dari organisasi tanpa pembatas (borderless Tipe organisasi transnasional/tanpa batas memakai pengaturan yang mengeliminasi atau menghapus halangan geografis artitisial.Para manajer memilih pendekatan ini dalam rangka meningkatkan efisiensi dan efektivitas di pasar global yang kompetitif.Implikasi yang dirasakan oleh para pihak manajer adalah bagaimana mereka bisa mengembangkan produk yang diproduksi di negara lain,dengan baik dengan cara memanfaatkan sumber daya alam dan manusia yang ada pada negara ttersebut.Jadi struktur organisasi manajerial tidak akan berpusat pada satu organisasi manajerial namun harus mencakup seluruh struktur organisasi manajerial di seluruh negara dimana perusahaan iitu berada.

Daftar Pustaka

Arni Muhammad. 1989. Komunikasi Oganisasi. Jakarta: PT Bumi Aksara

H. Syaiful Rohim, M.Si. 2009. Teori Komunikasi: Perspektif, Ragam dan Aplikasi. Jakarta: PT Rineka Cipta

Lembaga Adminstrasi Negara. 2008. Teknik Komunikasi dan Presentasi yang Efektif. Jakarta: Lembaga Adminstrasi Negara Republik Indonesia

Alanmuhari. 2013. Jenis dan Proses Komunikasi. http://muharitasks.wordpress.com/2013/07/15/jenis-dan-proses-komunikasi/. 18 Maret 2013 pada pukul 21.32

Sofi Ari. 2013. Pengertian, Jenis dan Proses Komunikasi. http://sofiaribowo.wordpress.com/2013/06/22/pengertian-jenis-dan-proses-komunikasi/ . 22 Juni 2013 pada pukul 21. 42